Kaizen formu önceki değer, sonraki değer ve ölçü birimini ister. Bu üç alan olmadan kayıt tamamlanmaz. Küçük adım hat düzeni, etiket veya tek işlem sırası olabilir. Kapsam büyürse öneri veya ayrı bir kayıt açılır.
Öneri henüz uygulanmamış fikirdir. Kaizen ölçülebilir bir düzeltmeyi anlatır. İki modül birbirinin yerine geçmez. Referans kodu kaizen önekini taşır; denetimde öneri listesinden ayrılır.
Kalite birimi dosyayı ölçüm satırından okur. Metin uzunluğu karar vermez. Hat duruşu dakika, hurda oran, bakım süresi veya çevrim sayısı yazılır. Birim net olmalıdır.
Vardiya devrinde görülen kayıp aynı gün yazılır; gecikince ölçü kaybolur. Değerlendirici önceki değeri sahada doğrular. Uyuşmazlık revizyon gerekçesine yazılır. Sonraki ölçüm uygulama bittikten sonra girilir. Erken kapanış raporu bozar.
Onaylanan kaizen kapanır. Aynı düzeltme başka hücrede veya şubede tekrarlanacaksa yeni kayıt açılır. Lokasyon alanı tekrarı ayırır. Başarı hikâyesi kapanmış kaizenin dönem özetidir; ayrı modüldür.
Maliyet tasarrufu satırı malzeme veya işçilik farkını yazar. Yuvarlak cümle kabul edilmez. Rekabet, müşteriye giden hatayı azaltan tekrarlı kaizenlerden oluşur. Tek büyük proje beklenmez.
İnsan kaynakları kaizen sayısını birim ve aya göre listeler. Eğitim ihtiyacı bu dağılımdan okunur. Görev listesindeki kaizen sorumlu kişinin adımına düşer. Karar kayıt geçmişinde kalır.
Web tabanlı kayıt pano fotoğrafı ve kaybolan kâğıdı kaldırır. Dosya tarayıcıdan açılır. Kurumsal kimlik kaizen listesinde de aynı logo ve renktir.