Kayıt kapanınca dosya arşive gitmez; portalda durur. Kapanış notu, red gerekçesi ve uygulama satırı silinmez. Alınan ders ayrı bir günlük uygulaması değildir. Aynı referans, sonraki işe kaynak olur.
Onaylanan öneride uygulama notu sahadaki işi tarif eder. Reddedilen kayıtta gerekçe, benzer metnin neden ilerlemeyeceğini söyler. Revizyon geçmişi, hangi alanın eksik kaldığını gösterir. Üçü de ders satırıdır.
Başarı hikâyesi, kapanmış işin dönem özetidir. Öneri veya kaizenin yerine geçmez. Hikâye, ölçülen sonucu ve uygulanan yeri yazar. Okuyan kişi kaynak kaydı referanstan açar.
Ramak kalada sonuç notu, anlık önlemin kalıcı işe dönüp dönmediğini belirtir. Dönmediyse yeni bir öneri veya kaizen açılır. Eski olay yeri ve risk satırı kopyalanmaz; okunur ve yeni dosyaya yazılır.
Kalite birimi dönem toplantısında kapanan kayıtlara bakar. Tekrarlayan kategori, yanlış kova veya eksik ölçü ders olarak işaretlenir. İnsan kaynakları aynı listeden eğitim konusunu çıkarır.
Arama, eski başlık ve yazarda yürür. Şube süzgeci, aynı dersin başka lokasyonda uygulanıp uygulanmadığını gösterir. Yeni kayıt açan kişi, benzer dosyayı görev listesinden değil aramadan bulur.
Puan, dersin kanıtı değildir. Puan kuralı varsa bakiyeye işler; kapanış notu yine ayrıdır. Denetim, adım geçmişini ister. Ders cümlesi bu geçmişten okunur.
Web tabanlı dosya, paylaşılan tablodaki “alınan ders” sayfasının yerini alır. SSL üzerinden tarayıcıdan girilir. Kurumsal kimlik bu listede de aynı logo ve renktir.