5S, işyerinde ayıkla, düzenle, temizle, standartlaştır ve sürdür adımlarını tarif eder. Portal bu adımların eğitim slaydı değildir. Eksik düzen, öneri veya kaizen kaydı olarak yazılır. Yer, etiket ve ölçü dosyada durur.
Ayıklama, kullanılmayan parçanın raftan inmesi olabilir. Düzenleme, aletin gölge tahtasına dönmesidir. Temizlik, kaygan zeminin bırakılmamasıdır. Bu üçü ramak kala veya öneri olarak açılır; olayın türü forma göre seçilir.
Standartlaştırma, aynı hücrenin aynı etiketi kullanmasıdır. Sürdürme, kontrolün tekrarlanmasıdır. Tekrar bozulursa yeni kayıt açılır. Eski kapanış notu okunur; aynı referans iki kez yazılmaz.
Uygulanacak yer alanı 5S işinde zorunludur. “Atölye” yetmez; hat, raf veya oda yazılır. Çok şubeli yapıda lokasyon süzgeci aynı düzeltmenin nerede tekrarlandığını gösterir.
Kaizen seçilirse önceki ve sonraki durum ölçülür: arama süresi, adım sayısı, kayıp araç adedi. Ölçü yoksa değerlendirici revizyon ister. Öneri seçilirse henüz uygulanmamış düzen fikri yazılır.
Değerlendirme adımı diğer kayıtlardaki düzendir. Onay, red ve revizyon gerekçesi geçmişte kalır. Fotoğraf varsa ek olarak durur; pano kâğıdı tek kaynak olmaz.
İnsan kaynakları ve kalite, 5S ile ilgili kayıtları kategori veya arama ile listeler. Sessiz birim, sıfır açık kayıt satırıdır. Eğitim bu satırdan planlanır; ayrı bir slayt dosyası gerekmez.
Web tabanlı portal tarayıcıdan açılır. 5S uygulaması ayrı bir mobil ürün veya dış sistem iddiası taşımaz. Kayıt, adım ve rapor aynı dosyadadır. Kurumsal kimlik bu ekranda da logo ve renktir.